Svakim danom sve više pojedinaca i organizacija pokazuje inicijative za napretkom i razvojem za koje je potrebna i određena količina sredstava, u vidu potpore ili poticaja. U 'šumi' vrijednih ideja i projekata vrlo je teško odabrati što i na koji način poticati. Potrebno je uzeti u obzir sve raspoložive varijable, od same priložene dokumentacije, planiranog trenutka realizacije, količine potrebnih sredstava te pratiti i mnoge druge unaprijed zadane kriterije. Za postizanje dugoročnih pozitivnih efekata kroz optimalan odabir kandidata za dodjelu potpore ili poticaja, ključno je upravo sustavno praćenje cjelokupnog poslovnog procesa dodjele potpora, od zaprimanja prijava do dodjele sredstava kandidatima.

Combis je stoga kreirao sustav koji osigurava podršku za provođenje poslovnih procesa dodjele potpora i poticaja:

• Zaprimanje zahtjeva za dodjelu poticajnih i potpornih sredstava za pojedine projekte
• Kompletiranje podataka, njihova provjera u referentnim bazama podataka i ocjena ispunjenja temeljnih uvjeta
• Bodovanje zahtjeva prema definiranim kriterijima
• Priprema materijala za sjednice povjerenstva koje odlučuje o dodjeli sredstava

Konkretni rezultati i kvalitativne promjene

Korištenjem aplikativnog rješenja otvaraju se mogućnosti poboljšanja i zaokruženja poslovnih procesa, veća učinkovitost, kao i transparentan odnos s korisnicima kojima su potpora i/ili poticaji namijenjeni.

Potrebne aktivnosti za uvođenje sustava postižu se gotovo bez ikakvog narušavanja kontinuiteta rada. Zahvaljujući tome što je sustav temeljen na web tehnologijama, implementacija je obavljena u vrlo kratkom roku i uz značajno korištenje već dostupne informatičke infrastrukture. Tijekom analize i uvođenja sustava u uporabu, otvara se prilika za manje revizije pojedinih postupaka rada, čime se mogu dodatno unaprijediti te standardizirati poslovni procesi.

U vrlo kratkom roku moguće je unijeti i obraditi velik broj prijava (primjerice, 2009. godine u sustav su, tijekom dva mjeseca, uneseni podaci o više od 10.000 prijava). Unos istog broja prijava, proveden bez korištenja sustava, rezultirao bi znatno većim utroškom ljudskih i materijalnih resursa, s podacima distribuiranim na velikom broju računala, bez središnje kontrole i bez mogućnosti davanja brzih analiza i pregleda.

Zahvaljujući sustavu za praćenje projekata potpore i poticaja, unošenje podataka obavlja se samo jednom, a, ovisno o unaprijed definiranim pravima korisnika, tako uneseni podaci postaju odmah raspoloživi za trenutno kreiranje izvješća te materijala potrebnih za pripremu sjednica povjerenstva koja odlučuju o dodjeli sredstava potpore i poticaja.

Osim toga, uvođenje ovog sustava doprinosi ubrzanju protoka informacija unutar organizacije, a samim time stvaraju se i preduvjeti za donošenje kvalitetnih odluka temeljenih na aktualnim podacima i pokazateljima.

Ne treba zanemariti niti efekte ostvarivanja sustavnog praćenja svih relevantnih podataka o pojedinom kandidatu za dodjelu potpore i/ili poticaja, čime se u određenoj mjeri mogu detektirati ili spriječiti eventualne zloporabe potpornih i poticajnih sredstava.

Poslovni moduli sustava

Aplikativni moduli

1. Upravljanje katalogom projekata

• Kreiranje i ažuriranje podataka o projektima (osnovni podaci, voditelj, rokovi, proračun)
• Definiranje uvjeta projekta
• Definiranje kriterija projekta
  

2. Upravljanje prijavama

• Unos podataka o kandidatima
• Ocjenjivanje ispunjavanja uvjeta
• Ocjenjivanje ispunjavanja kriterija
• Dodjela sredstava kandidatima prema odluci povjerenstva
  

3. Upravljanje katalogom kriterija i uvjeta

4. Upravljanje ostalim entitetima u sustavu nužnim za upravljanje procesom

COMBIS pruža usluge savjetovanja, razvijanja, uvođenja, integracije i održavanja rješenja, te usluge edukacije korisnicima rješenja.

Referenca

• Ministarstvo gospodarstva, rada i poduzetništva RH